¿Cómo lograr que un evento o congreso tenga el máximo impacto mediático? La primera clave es el tiempo. La segunda la planificación. Dependiendo del objetivo que tengamos tanto de asistencia como de alcance (internacional, nacional, regional o local), así tendremos que empezar a diseñar nuestra estrategia atendiendo a un calendario más o menos estricto y poner en marcha nuestras primeras acciones de comunicación.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Los tiempos habituales para lograr un alto porcentaje de éxito según objetivos son los siguientes:

• evento internacional: entre 1 año y medio- 2 años de preparación. Con una asistencia superior a los 500 participantes;
• evento nacional: 1 año con asistencia entre 300-500 asistentes;
• eventos regionales y locales: 6 meses con asistencia de 300 personas;
• jornadas de 1 día con asistencia entre 100-200 personas: 3 meses.

Por debajo de este ratio comenzamos a entrar en zona de riesgo y probablemente no contemos con los mejores profesionales que aportan calidad al evento y nos será más complicado negociar precios óptimos con según que proveedor. También se acortan los tiempos para la captación de patrocinadores y se reducen los impactos en medios de comunicación y viralidad a través del entorno social.

Seguramente, algunos dirán: ¿pero si los asistentes se inscriben en el último momento para que vamos a comunicar con tanta antelación? Además de por las razones anteriores no vinculadas a la asistencia sino a la viabilidad de la producción del evento, la decisión de compra aunque ya sabemos que podría ocurrir en el último momento, confiar un alto porcentaje de inscripción a la última semana es tomar un alto riesgo en la planificación de un evento. Con una adecuada estrategia podremos llevar a cabo acciones promocionales diferentes que vayan enganchando a las diferentes audiencias con antelación. Sería algo así como “no jugar todo a una sola carta”.

MEDIA PARTNER

Esta figura se está imponiendo cada vez en eventos y jornadas profesionales. Se trata de lograr una alianza con un medio de comunicación, preferentemente de un alto índice de lectores, para que nos facilite la difusión de los contenidos del evento, así como declaraciones y tendencias que aporten los propios speakers o profesionales que participen en los paneles de expertos.

Cuando estemos en el proceso de búsqueda de Media Partners, os recomiendo tener en cuenta algunos aspectos:

1. Estudia bien al medio al que vas a seleccionar. Es fundamental que comparta la filosofía del evento, ten en cuenta que va a asociar su imagen al mismo. Dependiendo de la relevancia de nuestro panel de expertos, el Media Partners puede ganar o perder con esta alianza. Así que mi recomendación es análisis previo, mejor que “lanzar balas a todos”.
2. Investiga si hay algún periodista que previamente ya escriba sobre la temática del evento. Si es así, en ocasiones, hablar con este profesional en primer lugar, te facilitará la entrada a la Dirección del medio.
3. Desarrolla una oferta personalizada para el Media Partner. ¿Qué vas a ofrecerle? No puedes ir solo a pedir, tendrás que diseñar una propuesta lo suficientemente atractiva para que el medio te vea como un posible aliado. A la hora del diseño de la propuesta, ten en cuenta: soportes de difusión donde aparecerá el medio, descuento para lectores, sorteos y promociones conjuntos con el departamento de Marketing, invitaciones VIP para la dirección, etc.
4. Otra opción que puedes plantearte es contar con varias modalidades de Media Partner en función de su alcance y reputación. Contar un blog especializado que tenga una gran comunidad afín a la temática de nuestro evento, también es un plus más que interesante. Especialmente en el momento actual donde los “social influencers” han ido cobrando importancia.

ESTRATEGIA PREVIA

Lo ideal es que diseñes un calendario de contenidos en el que plasmes en qué momento vas a realizar tus acciones dirigidas a los medios de comunicación (nos interesan también aquellos que no son Media Partners).

Primero deberás tener muy claro cuáles son los portavoces de la jornada y cuáles son las disciplinas que manejan. En segundo lugar, señala en calendario aquellas fechas o festividades que se repiten cada año y que podrían estar vinculadas de alguna manera con el evento propio. Planteáte si podrías lanzar alguna nota de prensa en estos días.

En tercer lugar, sigue la actualidad. En ocasiones, hay noticias que saltan a la parrilla informativa y nosotros podemos aprovechar para subirnos a esta ola mediática.

–> Pincha aquí para descargarte una calendario de estrategia con los medios.

GESTIÓN DE ENTREVISTAS

 Si cuentas con Media Partner es recomendable que le facilites el acceso a los speakers y acuerdes entrevistas. Mi recomendación es que las tengas cerradas en los días previos al inicio.

No obstante, durante el trascurso de las jornadas te irán surgiendo nuevas peticiones tanto de los media partners como del resto de medios acreditados. Te aseguro que en estos momentos es cuando se pondrán a prueba tus capacidades en la agilización y resolución de cierre de entrevistas. La agenda de entrevistas no es tarea baladí en un evento. Especialmente cuando es nacional o internacional.

Más abajo ves una foto de un panel que montamos mi compañera, la también periodista Isabel Benítez y yo durante nuestro trabajo de Prensa en el evento internacional Nesi Forum. Cuanto más visual sea este panel, mejor. Esto se hace más necesario cuando sois varias personas en el equipo.

Gabinete de Prensa en congresos.

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