El inicio y la posterior consolidación de la relación con los medios de comunicación, en contra de lo que pudiera parecer, es una labor que exige constancia en el tiempo, precisión, habilidades de comunicación, profesionalidad y respeto por el trabajo del profesional que se encuentra en las redacciones de agencias y medios.

Durante más de 12 años llevo cultivando mi agenda de contactos y BBDD de medios de diferentes sectores. Sin embargo, cuando digo constancia es porque dada la rotación y despidos a los que se ven sometidos estos colegas de profesión, es habitual tener que realizar actualizaciones de tu base de datos.

Para aquellas empresas y organizaciones que estéis interesados en hacer “publicity” que no publicidad. Ojo con este matiz, trabajar en la relación con los medios no es hacer una inserción publicitaria es precisamente, ofrecerles un buen tratamiento de la información de vuestra organización, de tal forma, que el periodista entienda que es interesante y, muy importante, informativa, como para publicarla sin coste alguno. Luego aquí viene la otra cuestión importante en este área, tratamos con el redactor, periodista o locutor según estemos ante un soporte u otro; y no con los jefes comerciales. Matiz importante, porque estos últimos están interesados en que insertes cuñas publicitarias, faldones, banners…

A continuación, os pongo una checklist para trabajar la relación con los medios de comunicación:

STEP 1: AUTOREFLEXIÓN SOBRE MI INFORMACIÓN

¿Qué quiero comunicar?, ¿la información es novedosa, innovadora…?

¿Es mi organización la primera que ejecuta un proyecto así?, ¿dónde?, ¿en mi provincia, mi comunidad autónoma, en España?

¿Tengo datos que corroboren mi información?

Estas preguntas con claves porque comenzamos a ver el potencial informativo de nuestra información como empresa.

STEP 2: CONTEXTUALIZA Y SEGMENTA

Si ya he detectado que mi información es relevante en según qué contexto, ahora es cuando decido si contactaré con medios locales, provinciales, nacionales internacionales.

Dentro de este apartado, no es interesa ver en qué sección podría encajar nuestra información. Es mejor “apuntar” bien que “matar moscas a cañonazos”. Luego, ¿lo que tenemos que contar es interesante para una sección local de un medio o es tecnológica, económica, social…?

STEP 3: ¿A QUIÉN LE ENVIAMOS LA INFORMACIÓN?

Esta parte es una de las más arduas porque tendrás que configurarte tu propia BBDD. Las agencias y profesionales que llevamos en esto muchos años, lo tenemos algo más fácil, pero si en tu caso, no cuentas con recursos como para externalizar esta parte, deberás asignar a una persona para que haga un rastreo vía Internet, localizando los medios más interesantes a los que hacerles llegar la información y encontrar el correo electrónico.

Una vez, hagas el primer envío por correo electrónico, mi sugerencia es que llames por teléfono a la redacción para asegurarte que les ha llegado tu nota. Esta llamada podría ser tu oportunidad para contactar con el periodista que directamente llevaría tu tema y conseguir el correo directo. Te puedes encontrar que tu información quedó perdida en la bandeja de entrada los correos generales.

STEP 4: ¿EN QUÉ FORMATO?

La nota de prensa es el formato más extendido para enviar las informaciones relevantes de tu organización. Como claves:

• no te extiendas más de un folio y medio;
• envíala en Word (facilita el “copy- paste” al periodista);
• deja bien claro quién la envía (inserta tu logo)
• incluye la palabra Nota de Prensa (aclaras que es un comunicado de la organización)
• contacto directo del portavoz o persona responsable de Prensa.

–> Descárgate aquí una plantilla de nota de prensa.

Por otro lado, cuando lo que queremos es invitar a los medios o bien a un evento en sí o queremos que acudan a la presentación pública de una información (Rueda de Prensa), utilizaremos el formato de convocatoria de prensa. Aquí debemos de dejar claro:

• día, hora y lugar de la convocatoria;
• personas que asisten (si contamos con una personalidad que nos acompaña, esto habrá que resaltarlo como ‘gancho’ informativo);
• un titular ayudará a que los periodistas sepan a qué acuden.

–> Descárgate aquí una plantilla de convocatoria de prensa.

STEP 5: EL DOSSIER DE PRENSA

El dossier de prensa es otro de los formatos básicos que cualquier Gabinete de Prensa debería de tener para aportar al profesional que lo necesite, más información sobre la organización.

OJO: no debemos confundir con el dossier corporativo o comercial de la empresa. El dossier de prensa debe contener datos e informaciones que pudieran ser de interés para el periodista, como datos del sector que nos puedan posicionar. Piensa que si les ofreces datos de tu sector y el periodista las utiliza, te nombrará como fuente. Uno de los objetivos (y en el que normalmente pocas organizaciones piensan) es que los medios te consideren una fuente fidedigna y te conviertas en un referente. Esto hará que con el paso del tiempo, y tras haber cuidado esta relación, sean los periodistas los que acudan a ti.

Aspectos que podemos incluir en el dossier:

• introducción de nuestro sector;
• información sobre nuestra empresa (delegaciones, plantilla, facturación…);
• ¿cuál es nuestro aspecto diferenciador? ¿Algún producto, una línea de servicio?, ¿por qué?;
• ¿nos han sacado previamente en prensa? Incluimos algún recorte de prensa en este dossier;
• datos del sector, explicación de algún aspecto que pudiera ser desconocido para el periodista. La idea es contextualizar la información y posicionarnos. Dentro de todo, ¿dónde nos situamos nosotros?;
• si tenemos un listado de portavoces (podrían ser varios de diferentes áreas), lo incluimos también;
• el contacto de Prensa es esencial. Con móvil mejor;
• oficinas, dirección…

Ni que decir tiene que seguimos “comprando” por la vista. La imagen de tu organización en cada uno de estos materiales de prensa debe ser impecable. Cuida el formato y diseño del dossier de prensa al igual que lo harías con el resto de materiales corporativos.