En este año he tenido la oportunidad de formar parte del equipo de Prensa del 20 Festival de Málaga. Una experiencia que recomiendo a todo profesional que se quiera dedicar al ámbito de la comunicación en cualquiera de sus facetas.

Más de 30 profesionales conformaban el citado departamento entre periodistas, fotógrafos y técnicos de recursos webs. Y la suma sigue. Igual número, o incluso mayor de RRPP y otros tantos profesionales del departamento de Contenidos, todos trabajando en coordinación y en constante comunicación, la cual en este tipo de eventos, se caracteriza por su rapidez, nivel de detalle y precisión.

A tales características de una comunicación eficaz pero vertiginosa, le añadimos el contexto: altas dosis de presión en cada una de las actividades y extensos horarios de trabajo.

Ya tenemos el contexto, el tipo de comunicación, el grupo de profesionales y faltaría nombrar a los objetivos. Dentro de los cuales identificamos los globales como aumento de asistentes al festival, incremento de producciones, lograr una mayor recaudación en taquilla y por parte del equipo de Prensa, un objetivo cuantitativo, impactos en medios de comunicación, pero también cualitativo, que directores y resto de elenco de cada producción, se sientan bien atendidos y satisfechos por el trato recibido de la organización.

De todas estas cuestiones, ya nos surge un primer plan de comunicación del que derivaría un timing inicial que sería tal que así:

1.- Gestión de entrevistas a los equipos de las producciones presentes en el festival, comprobando previamente las horas de llegada y salida para conocer la disponibilidad para el contacto con el periodista. Este tipo de acciones se dividían en dos tipos: peticiones que los periodistas realizaban directamente por correo electrónico o llamada telefónica; o bien, propuestas que partían de forma proactiva por parte del profesional de Prensa para ofrecer a los medios la opción de entrevista.

2.-. Acompañamiento a los equipos cuando tenían una entrevista

3.- Asistencia en R/P

4.- Coordinación con jefes de departamento para elaborar los pases de prensa y asistencia a proyecciones de los directores y equipos del día siguiente

5.- Asistencia a las diferentes proyecciones de cada día. Poniendo como ejemplo la sección Documental, en mi caso, sería al inicio para la presentación y al final en los coloquios.

6.- Redacción de notas de prensa de las proyecciones documentales.

Hasta ahora, todo podría ser convencional y gestionarse a través de un programa colaborativo tipo Trello o realizar un diseño de planificación en un Excel incluyendo un calendario con las acciones de cada día. Esta planilla inicial con las fechas de proyecciones y contactos se fue ampliando con las peticiones de Prensa y el cierre de entrevistas posterior. Sin embargo, esta parte online curiosamente, también tenía que complementarse con una offline, dado que un profesional que trabaja en este tipo de certámenes pasa bastante tiempo lejos del ordenador atendiendo a las proyecciones y a cuestiones que se desarrollan en diferentes espacios.

¿Qué hacer? Os propongo soluciones algo más artesanales pero que resuelven la gestión del corto plazo que es lo que nos interesa para finalizar y completar este tipo de planificación.

Volvemos a nuestra libreta de toda la vida, buscaremos separadores a modo de pestaña en los que incluimos el nombre de cada día y de esta forma, incluimos en cada sección diaria nuestra agenda de actividades que incluirá:

• horarios de proyecciones
• citas de entrevistas
• otras asistencias

Además de la agenda, dejamos espacio para teléfonos importantes de ese día en concreto. Otro espacio para incidencias que deban resolverse en el día (lo que serían los temas URGENTES). Y una lista de tareas que son las prioritarias.

Siguiendo con indicaciones propias de las metodologías ágiles, para ver la progresión del flujo de trabajo (aunque sea en el corto plazo), podemos establecer una metodología por colores en la que un color nos indicará el “To do”(lo que tenemos que hacer), otro será el “Doing” (estamos gestionando la tarea) y otro nos indicará el “Done” (hemos finalizado)

Con esta fórmula como veis, hemos diseñado una planificación en el largo plazo (dos semanas) utilizando la base online pero la hemos complementado con el corto plazo pero utilizando métodos del offline que nos permiten la movilidad que necesitamos.

Como broche final, os diré que si tuviera que puntuar la experiencia, seria sin duda de sobresaliente. Como profesional de la Comunicación es altamente recomendable pasar por este festival porque realmente, se aprecia y se trabaja en diferentes aspectos de la comunicación, todos y cada uno de ellos perfectamente engranados, detalles que marcan la diferencia y profesionales de los que cada día se aprende, por su dilata experiencia, agilidad y habilidades claras en la atención a los elencos de actores, directores y el equipo al completo de cada producción.

Apreciar en toda su amplitud, el enorme equipo de personas que está detrás de este festival; de su coordinación y trabajo en equipo (y en la sombra) surgen datos significativos que hemos podido conocer tras el certamen.